İyi Bir Geleceğe, Güçlü Bir Adım...

Belgelendirme Yönetimi

1.0 AMAÇ
     Talep edilen belgelerin verilmesi, belge kapsamı ve geçerliliğinin sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının genişletilmesi, daraltılması, askıya alınması veya iptal edilmesi ile ilgili sistem ve prosedürleri belirlemektir.

2.0 KAPSAM: 
     AVRASYA MYM personel belgelendirme kapsamın da yapılan tüm personel belgelendirme faaliyetlerindeki verilecek veya verilmiş olan belgeleri kapsar.

3.0 SORUMLULAR

Sektör Uzmanı

·           Aday özlük dosyalarını kontrol etmek
·           Belgelendirme kararlarını vermek

Planlama Koordinatörü

·    Özlük dosyalarını oluşturmak.
·    Belgelendirme takiplerini yapmak
·    Sınav sonuç formlarını oluşturmak
·    Gözetim faaliyetlerinin takibini yapmak
·    Yeniden belgelendirme takiplerini yapmak
·    Belge basımlarını MYK’ya bildirmek
·    Adaylarla iletişime geçmek
·    Özlük dosyaları arşive kaldırmak saklamak

4.0 TANIMLAR

Aday: Belgelendirme başvurusu kabul edilmiş kişi.

5.0 İLGİLİ DÖKÜMANTASYON
·    Sınav Şartnamesi
·    Çalışma Beyan Formu 
·    Gözetim takip formu
·    Sınav Sonuç Formu
·    Özlük Dosya Kontrol Formu
·    Mesleki Yeterlilik Belgesi
·    Mesleki Yeterlilik Belgesi Teslim Formu
·    Mesleki Yeterlilik Belgesi Teslim Sözleşmesi

6.0 UYGULAMA

6.1 Belgenin Verilmesi

     AVRASYA MYM’de belge ancak, adayların “Personel Belgelendirme Başvuru Formu”nda talep ettikleri yeterlilik kapsamında verilmekte olup belgenin verilebilmesi için;

·    Başvurunun alınması ve değerlendirilmesi prosedüründeki şartların,
·    Ölçme ve değerlendirme sonuçlarının personel belgelendirme sınav şartnamesine göre yeterli olması,
·    Ve bu prosedürdeki ilave şartların, sağlanmış olması gerekmektedir.

     Bu şartların kayıtları adayların özlük dosyalarında muhafaza edilir. 

     Özlük dosya içeriklerinde;

·    Personel Belgelendirme Başvuru Formu ve formda istenen evraklar
·    Sınav kitapçığı ve cevap kağıdı
·    Performans sınavı kontrol listeleri
·    Sınav sonuç formu

da bulunmaktadır.

     Planlama Koordinatörü teorik sınav ve uygulama sınavı ölçme değerlendirme sonuçlarını aday bazlı oluşturulan “Sınav Sonuç Form”larını kaydeder. Ayrıca tüm sınav sonuçlarını aday takip formuna da işler. Sınav sonuç formunda zorunlu birim ilgili sınav tipinde (teorik/uygulama) sonuçlar yer alır. Her aday için açılmış özlük dosyası içeriğini “Özlük Dosyası Kontrol Formu”nda yer alan evrakları kontrol etmek suretiyle oluşturur. Adayların özlük dosyaları belgelendirme kararının verilmesi için Sektör Uzmanı onayına sunar. Sektör Uzmanı tüm bu kayıtları “Sınav Şartnamesi” ne göre ölçme değerlendirme açısından ve evrak açısından kontrol eder ve belgelendirme ile ilgili kararını “Sınav Sonuç Form”larını onaylamak suretiyle Planlama Koordinatörü’ne özlük dosyaları ile birlikte teslim eder. Hazırlanan belgelerin onay imzasını Genel Müdür atar. Tüm adayların takipleri aday takip formu üzerinden gerçekleştirilir.

     Belge almaya hak kazanmış adaylara belgelerinin basılması 6.2 belgenin basılması ve teslim şartları maddesine göre gerçekleştirilir. Belge teslimleri adayın sınava giriş tarihinden itibaren 30 gün içerisinde gerçekleştirilir. Belgelerin teslimi için adaylardan ıslak imzalı “Mesleki Yeterlilik Belgesi Teslim Formu” ve  “Mesleki Yeterlilik Belgesi Teslim Sözleşmesi” (çift nüsha imzalanarak) alınır. Bu formda belge/logo/marka şartları ile belgenin gözetim şartları da yer almaktadır.

6.2 Belgenin Basılması, Teslim Şartları ve Yenilenmesi:

     Belgeler; matbaa veya yazıcı kullanılarak kalın kağıda basılır. 
     Belgelerde minimum aşağıdaki bilgiler yer alır :

    •Belgelenen kişinin adı
    •Benzersiz bir belge numarası (Belge no)
    •Belgelendirme kuruluşunun adı, logosu ve mühür
    •Belgelendirmenin dayandırıldığı dokümanın yayın tarihi, yeterlilik ismi ve numarası dahil diğer ilgili dokümanlara atıf
    •Geçerlilik şartları ve kısıtlamaları dâhil belgelendirmenin kapsamı, 
    •Belgenin yürürlülük tarihi ve geçerlilik süresinin son bulacağı tarih.
    •Genel Müdür adı, soyadı, ünvanı, imzası (Onay İmzası)
    •Ayrıca belge üzerinde kişinin, T.C veya Geçerli Pasaport numarası, doğum yeri ve tarihi ve belge kapsamına ilişkin gözetim şartları yer alır. 

     Belgeleri geçersiz kılan durumlar aşağıda belirtilmiştir :
    • İmla / basım hataları içeren  belge 
    • Kağıdı problemli yıpranmış zarar görmüş belge
    • Onayı, imzası ve mührü olmayan belge


6.3 Belgenin Gözetimi ve Geçerliliğinin Sürdürülmesi: 

Belgenin Geçerliliğinin Sürdürülmesi;

Belgenin geçerlilik süresi belgenin düzenlendiği tarihte başlar ve 5 yıl süresince geçerlidir. Belge geçerliliğini aşağıdaki hususlarda sürdürür:

·    Gözetimin gerçekleştirilmesi 
·    Akreditasyonun ve MYK yetkilendirilmesinin devamı 

     Akreditasyonun veya MYK yetkilendirilmesinin iptal edilmesi durumunda gözetim sürecine girmemiş olan belgeler gözetim süresine kadar, gözetim sürecini tamamlamış belgeler ise belge süresi sonuna kadar geçerliliğini sürdürür.

Belgenin Gözetiminin Yapılması;

     Kişinin yeterliliğinin devam ettiğini izlemek amacıyla belgenin verilişinin her yeterlilik kapsamında belirtilmiş sürelerde aday takip formuna işlenmiş tarihlere göre belgelendirme kuruluşu tarafından hazırlanan Gözetim Takip Formu aracılığı ile değerlendirme yapılır.

     Bu forma istinaden belgelendirilmiş personel, SGK dökümü ve çalışma beyan formunu ( Her bir işveren yetkilisine onaylatarak) gözetim süresi bitinceye kadar beyan eder. 

Gözetimin yapılıp belgenin devamı için gerekli şartlar:

·    İlgili süre içerisinde işyerlerinden yeterliliklerde belirtilmiş süre için aksi halde 12 aylık SGK dökümünün alınması.
·    İşveren yetkilisince onaylanmış çalışma beyan formu veya iş yerinden yazı alınması. 
·    Gözetim faaliyetinin yeterliliklerde belirtilen sürede aksi halde 36. ayın sonuna kadar tamamlanıp kuruma iletilmesi.
·    Yeterliliklerde belirtilen sürede 36. ay sonunda gözetim faaliyeti yapılmamış belgeler 2 ay süresince askıda kalır ve gözetim faaliyeti tamamlanması beklenir 
·    Askı süresince gözetim faaliyetini tamamlamamış belgeler iptal edilir.

     Çalışma beyan formu veya iş yerinden aldığı yazı, işveren yetkilisince kaşe ve imza edilmiş olmalıdır ve içeriğinde belge kapsamında çalıştığına dair ibareler ve çalışma zamanları yer almalıdır. İlgili yazıda kurum bilgileri, veriliş tarihi ve veren yetkili kişinin adı, soyadı, unvan bilgileri de yazının içeriğinde bulunmak zorundadır.

        Planlama Koordinatörü gözetim faaliyetlerinin takibinin yapılmasından sorumludur. Aday takip formu üzerinden gözetim tarihi gelen belgeli personeli Planlama Koordinatörü 30 gün öncesinden belirler ve iletişim bilgilerinden gözetim süreci hakkında bilgilendirir. Gözetim faaliyetlerinin işleyiş süreci www.avrasyamym.com.tr adresinde ve belge üzerinde belirtilmiştir. Gözetim evrakları elden veya kargo ile kuruluşa teslim edilebilir. Gözetim onay kararını Sektör Uzmanı alır.

6.4 Belgenin Askıya Alınması ve İptal Edilmesi Şartları :

Belgenin Askıya Alınması;
Belgeler aşağıdaki tanımlanmış hususlarda askıya alınır:
·    Gözetim tarihi geçen belge sahipleri için (yeterlilikler belirtilmiş sürede aksi halde belge veriliş tarihinden itibaren 36. ay sonu) belgeler öncelikle 2 ay askıya alınır ve gözetim sürecinin tamamlanması beklenir.
·    Belgelenmiş personelin Belge/Logo/Marka Yönetim prosedürüne aykırı bir tutum içinde bulunması durumunda, belge öncelikli olarak askıya alınır. Bu durum belge sahibine bildirilir, hatanın düzeltilmesi için 1 ay süre verilir. 

Belgenin İptal Edilmesi;

Belgeler aşağıdaki tanımlanmış hususlarda iptal edilir:

·    Gözetim süreci bitmiş, askıya alma süresini geçmiş belgeler,
·    Belge/Logo/Marka Yönetim prosedürüne göre yanıltıcı şekilde kullanılmış ve düzeltme talebi istenmiş, ama düzeltme yapılmamış belgeler,

·    Belgelendirme ve gözetim proseslerinde kasti olarak yanıltıcı ve yanlış bilgileri beyan ettiği anlaşılan ve /veya sahte evraka göre düzenlendiği belirlenen belgeler,
·    Akreditasyon kurumu ve MYK tarafından AVRASYA MYM’nin yetkilerinin iptali durumunda; ilgili kurum ile ilgili belgenin iptali eğer belge, gözetim prosesine uğramamış ise gözetim prosesi zamanında gözetim prosesine uğramış belgeler için ise belge süresinin sonuna kadar geçerlidir. Belge süresinin tamamlanmasına istinaden, yeniden belgelendirmeye gidilmez.

6.5 Belge Kapsamının Değiştirilmesi:

     Belgenin verilme kapsamında değerlendirilen ilgili yeterlilik, revizyonundaki köklü değişikler durumunda program komitesi talebine istinaden belgeli personel tekrar sınava tabi tutulabilir. Bu sınav yeniden belgelendirme döneminde yapılır. Mevcut belge süresince geçerlidir.

6.6 Yeniden Belgelendirme Faaliyetleri:

     Gözetim sürecini geçmiş belgeli personelin, yeterliliklerde belirtilmiş sürede, aksi halde 5 yıl içerisinde 18 ay(inşaat alanında ilgili belgelendirme programında) çalışmasını belgelendirmesi durumunda yeniden belgelendirme faaliyeti yapılır. Bu durum için tutulan kayıtlar gözetim maddesindeki kayıtları ile aynıdır. Yeniden belgelendirme kararını Sektör Uzmanı alır.